Jak przeprowadzić efektywne spotkania firmowe…
Jak wynika z badań dyrektor/kierownik/menedżer na spotkaniach biznesowo-firmowych spędza średnio od 3 do 8 godzin w tygodniu. Gdybyśmy przeliczyli, to na współczynnik roczny, to dało by wynik od 20 do 50 dni roboczych, czyli miesiąc do dwóch i pół miesiąca. Biorąc pod uwagę skalę całej kariery zawodowej zsumuje się, to od półtora roku do trzech lat przebywania na zebraniach. Czas na takich spotkaniach jest różnie efektywny. Jest, to omawianie i oglądanie prezentacji power pointowych, wysłuchiwanie raportów, a często wiele z tych kwestii można luźno sobie obgadać w korytarzu w kilka czy kilkanaście minut.
Wynika, to z nawyku i braku przygotowania. Taki brak przygotowania jest wymierną wadą wiecznie pędzących, zapracowanych i nadganiających terminy szefów poszczególnych działów. Odgórnie narzucany jest plan, dyrektywa, by takie spotkanie się odbyło. Trzeba przygotować często na kolanie prezentację, omówić postępy działań. Z reguły wszyscy dostrzegają absurdalność takich postępowań i działań. W sumie też wszyscy wiedzą, że jest, to strata czasu.
Wielu podczas takich spotkań wykonuje swoja codzienną pracę, by nadgonić braki. W sumie jest, to zły nawyk. Nawyk nie zanika, ale można go zastąpić nowym. Często powtarzany dobry nawyk zaczyna nami rządzić i robimy go odruchowo, bezwiednie. “Jak przeprowadzić efektywne spotkanie firmowe” ? Jednoznacznie określ cel spotkania i ustal co należy osiągnąć. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie lub obiegiem. O sposobie definiowania celu napisano już wiele, więc nie ma co się w tym miejscu nad tym rozwodzić. By spotkanie było efektywne należy określić jego cel. Wtedy potencjalni uczestnicy będą wiedzieć czy obszarowo potrafią, to ogarnąć i czy koniecznie ten cel musi być omawiany w szerokim gronie, bo niejako można go tak samo osiągnąć dyskusją w mniejszym obiegu. Więc jak przeprowadzić efektywne spotkanie firmowe determinuje dobór listy uczestników. Trzeba też określić czy spotkanie ma być on-line czy w innej optymalnej wersji. Kiedy ma być przeprowadzone oraz ile skutecznego czasu będzie potrzeba na rozwiązanie wszystkich sytuacji. Do każdej sytuacji trzeba dopasowań optymalny wymiar czasu ( zarządzanie czasem )
Najnowsze komentarze